id:bash0C7の進捗

出来は上々で申し分の無い仕上がり日記

RubyKaigi2015のOrganizerとして務めた仕事 #rubykaigi

ひとまず無事会期を終えることができました。

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animateLAB Advent Calendar 2015 20日目としてこの記事を公開します。

謝辞を先に書く

RubyKaigi2015 teamのみなさん、本当にありがとうございました。

Organizersが国際的なRubyのカンファレンスを指し示し、Staffがそれを具現化し実行に移し、Helperが会期当日きめ細かく動く。Designerによる素晴らしいクリエイティブに、ナイスなMC。そしてSpecialThanksのみなさん、メンバーのご家族、ご勤務先のみなさん。本当にありがとうございました。

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特に会期運営Staffとして半年駆け抜けてきた @miyohide @publichtml @tyabe には、お三方のコミット無くてはこのクオリティとスピードでの開催はできませんでした。全くうまく表現できないのですがひたすら感謝の気持ちでいっぱいです。

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また、わたしの職場や家族には、活動を理解いただき大いに支援していただきました。本当にありがとうございました。

担当

RubyKaigi2015ではOrganizersの一員として、コンテンツと受付業務以外のカンファレンス開催に関わる運営業務全般をいい感じに何とかしていく事を担っていました。

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その他、esa移行を提案して、GitHub Issueからesa記事への移行を行うなどもしました( ˘ω˘)

いい感じになんとかするためにやった事

RubyKaigi2015のような大きなイベントの運営を段取りするのは一人でできることではありません。あまりに大きく、複雑です。 そこで、まず、わたしの知り合いベースで、"いい感じになんとかしていく"感覚を共有でき、具体的なアクションとしてブレイクダウンしつつアクションをとれる頼もしいrubyistたちにお声がけしてStaffに就任してもらい、会期運営チームを組織しました。

その後、全体のマイルストーンをベースに具体的なテーマを明らかにして、諸々段取りを進めていきました。

テーマ例

一部を抜粋するとこんな感じです。

  • 廊下の使い方
  • はりもの
  • ノベルティ
  • 搬入
  • 搬出
  • 楽屋
  • 同通レシーバー
  • 通訳さん
  • スタッフトランシーバー
  • 書籍販売
  • 寿司提供
  • 設営
  • 撤収
  • レンタル

コミュニケーション手段

会期運営チームは集まれるところで生活しているので、隔週*1で会期運営MTGを開催していました。 オンラインでは、idobataやesaであれこれ相談しながら話を詰めていきました。

会期当日の動き

会場内のすべてが自分の持ち場として、トランシーバーをお供にいろいろなところをぐるぐる回りつつ、だいたい下記3つのアクションを取っていました。

  1. 場所ごとに設定した"番長"*2からの連絡を受ける
  2. 番長が判断に困ったことをエスカレーションしてもらう
  3. 会場内で気になったことを解決に動いてもらう

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あとはそれぞれの日の朝会及び終わりの会の開催、開場の指示*3

朝会

Rubykaigi2015 team全員がはじめて集結する初日の朝会が一番大事だと思っていて、ここだけはトークスクリプトを密に作成していました。 せっかくなので、evernoteに書いていた草稿を公開しておきます。

これから

まずはRubyKaigi2015 teamのクロージングに専念します。自分としては充実感はありつつ燃え尽き感が無く不思議な気分です。 1月中旬には次のお話ができると思うので、来年もよろしくお願いします!

*1:終盤は毎週

*2:場ごとの責任者

*3:より正しくは「開場しまーす」に対して「はーい」って応える仕事です